何はなくとも意思疎通。共通認識を持つことから始めるのが一番だと思います。
誰かひとりが情報を握りこんでしまわないよう、できるだけオープンにして「いまどんな状況なのか」分かる仕組みを作っておくと、関係者全員が同じ熱量で、誰かから指示されるのを待たずに動けるのではないでしょうか。

Dropbox Paperは便利です！
見出しや箇条書きを設定できるので、見やすいドキュメントを作ることができます。
URLを貼れば、SNSでシェアしたときのような見た目に変換されます。画像をそのまま貼ることも可能。無料で使えます。
https://www.dropbox.com/ja

携帯用のアプリがあるので、思い立ったらこまめに書き留めるようにしておけば、打ち合わせのときに「何か話すことがあったような気がする」といったうっかり忘れを防げます。

ちなみに、わたしの仕事部屋の「やりたいことリスト」はこんな感じでした。

• 【照明】ダウンライト不要、ダクトレールを埋め込みたい
  • https://item.rakuten.co.jp/edisonsmart/esminiclr/
  • https://item.rakuten.co.jp/edisonsmart/esmartspotr/
• 【コンセント】ヌック内に1口　カウンター下に2口　サンルーム側に2口　リビング側に2口
• 【LAN】配線用CD管の位置に本棚設置予定、LANケーブルは床下から出せる？
• 【壁紙】
  • https://interiorlibrary.manas.co.jp/products/detail/20039953
  • https://sincol-group.jp/products/search/detail/BB9320
  • https://interiorlibrary.manas.co.jp/products/detail/20039953
• リビングとの間の壁にペットドア
• 雨戸を取り替えたい
  • 掃き出し窓←そもそも必要？←不要（取り外す）
  • 腰高窓
• D47cmくらいのカウンターを作って、ノートPCでの作業やコーヒーセット（電気ケトル、コーヒーミルなど）設置用に使いたい
• デジカメやケーブルなどPC周辺機器の収納棚（扉付き）を追加したい→カウンター上？
• 「可動棚D450×2」になっているエリアをヌックにし、上部は収納（1.3mくらい上が希望）、小物を飾る台もほしい（飾り棚のイメージ：https://groovy-home.jp/works/p12561/）
• 大きな窓横の壁に小物（アクセサリー）を置ける棚を付けたい
• 部屋の中央あたりにフロアコンセントをつけたい
• 仕事机は今と反対を向く（リビング側の壁を背にする）
• ヌック内マット： https://item.rakuten.co.jp/coyoli/2004002